Cara Print Nama Pada Sijil Yang Banyak Dengan Cepat

“Ada 100 lagi sijil yang kena siapkan. Takkan la aku nak isi nama satu persatu dan padam semula. Patah jari aku nak kena siapkan semua ni. Kalau lah ada cara print nama pada sijil dengan cepat."

Pernah tak anda alami situasi di atas? Kalau untuk print sijil setakat 10 keping tidak ada masalah. Sekejap sahaja boleh siap dengan copy and paste nama dan nombor kad pengenalan satu persatu. Tetapi, apabila melibatkan jumlah yang banyak, mesti rasa tertekan. Tambahan pula, majlis untuk penyerahan sijil adalah pada keesokan hari. Tapi jangan risau, anda boleh cuba guna teknik ‘mail merge’ ini untuk print nama pada sijil dengan cepat yang mana memudahkan hidup anda.

Tutorial lengkap ini sebenarnya disediakan oleh Cikgu Izzati Hamid, sempena dengan Majlis Pelantikan Asrama di sekolah beliau. Memang mudah, sekejap saja dah siap!

Jom kita lihat cara membuatnya di bawah.

Cara Print Nama Pada Sijil Yang Banyak Dengan Cepat

1. BUKA MICROSOFT WORD

Buka Microsoft Word dan buat template sijil yang anda nak print nanti. Bahagian NAMA dan KAD PENGENALAN dibiarkan kosong kerana kita akan hubungkan dengan senarai nama dalam Microsoft Excel secara automatik.

2. BUKA MICROSOFT EXCEL

Buka Microsoft Excel dan COPY siap-siap nama dan nombor kad pengenalan mereka. Kemudian, SAVE. Tujuan membuat senarai ini adalah supaya ia menjadi ‘database’ bagi template sijil yang telah dibuat tadi. Font dan saiz tulisan kalau tak tukar tak mengapa, tapi kena setting dalam Word nanti.

3. MULAKAN ‘MAIL MERGE’ DI MICROSOFT WORD

Pegi balik dekat fail Microsoft Word yang ada template sijil itu tadi.

Pilih:

• MAILINGS
• START MAIL MERGE
• Klik STEP-BY-STEP MAIL MERGE WIZARD
• Pilih LETTERS
• Klik NEXT: STARTING DOCUMENT

• Pilih USE THE CURRENT DOCUMENT 
• Klik NEXT: SELECT RECIPIENTS

4. PILIH SENARAI FAIL MICROSOFT EXCEL TADI

Seterusnya, kita akan hubungkan senarai nama pelajar dalam Microsoft Excel tadi dengan template sijil yang telah dibuat dalam Microsoft Word.

• Pilih USE AN EXISTING LIST
• Tekan BROWSE
• Pilih Senarai Nama yang nak print tadi
• Klik OPEN

• Pilih SHEET nama tadi
• Klik OK

• Paparan akan keluar macam ini dan klik OK

5. MERGE’ DATA

Sekarang, senarai tadi telah dihubungkan dengan template sijil ini. Kemudian, kita akan ‘merge’ data pada bahagian NAMA dan NOMBOR KAD PENGENALAN satu persatu.

• Klik NEXT: WRITE YOUR LETTER

• Select’kan perkataan NAMA pada sijil
• Klik MORE ITEMS
• Pilih NAMA
• Klik INSERT
• Tekan CLOSE

Sekarang, data yang terdapat di bawah ‘row’ NAMA dalam Microsoft Excel tadi telah dihubungkan dengan template ini.

Ulang langkah yang sama untuk perkataan NO KAD PENGENALAN

6. PREVIEW

• Klik NEXT: PREVIEW YOUR LETTERS

• Klik NEXT: COMPLETE THE MERGE

7. PRINT

Sekarang, semua data telah disetkan dalam template dan sedia untuk dicetak. Kalau dah yakin, boleh klik PRINT. Kalau rasa was-was, boleh cuba cetak di atas kertas biasa terlebih dahulu. Kalau terlalu banyak sijil untuk dicetak, buatlah separuh-separuh. Mana tahu takut printer tersangkut nanti. Selamat mencuba!